Мабуть 90% «бізнесменів» започатковуючи свою першу/нову справу починають із сайту. Ми не стали перевіряти правильно це чи ні, а просто замовили сайт. І наступили на перші граблі – дешеве стає дорогим! Не можна робити сайт дешево і навмання, навіть landing page потребує детального пропрацювання. Дуже швидко стало зрозумілим, що нам потрібно не просто сайт, а цілий механізм взаємодії з клієнтами та нашим персоналом.

1. Тренери змінюються так само як і тренування, з’являються нові послуги, тренування, масажі та інше.
2. Пошукові системи (дуже добре, що в Україні цю нішу майже монопольно займає Google і не потрібно розбиратися з іншими) люблять динамічний контент.
3. Зручність наповнення та подальші можливості інтеграції – дуже важлива складова проекту «сайт».

Масла в вогонь підлив ще один казус, виявилось, що нам поставили «ломану» тему дизайна сайту, яка через півроку потребувала оновлення і не хотіла працювати як треба (для спеціалістів – використовувався Visual Composter). Тому, при замовленні сайту, завжди перевіряйте та уточнюйте, скільки коштують теми та плагіни, чи потребують вони технічної підтримки і чи потрібно за них платити.

Довелося терміново переробляти сайт, власноруч, тому що не було бюджету. Сайт побудували на платформі wordpress, була вибрана безкоштовна тема, яку видав google першою по запиту wordpress yoga theme. На момент написання статті (жовтень 2018) вона успішно виконує свої функції.

Сайт не ідеальний, з точку зору дизайну, але головне те, що він працює. Без платної реклами наш сайт в ТОПі Google в результатах пошуку йоги в нашому районі міста. Ми маємо близько 100 унікальних відвідувачів щодня і, на сьогодні, – це основний канал продажу.

Звісно, ми займаємося просуванням в соціальних мережах і згодом я напишу свою думку та досвід роботи.

Коли я взявся за проект «сайт», одразу розумів, що хочу більше ніж інформ-сторінку. Сайт, окрім реклами, може нести додатковий функціонал, як і інші системи чи люди, він має гармонійно вписуватись в складний механізм роботи підприємства.

Перше, що потребувало уваги – це розклад.

На сьогодні існує багато плагінів для продажу квитків, планування івентів, тощо. Я вибрав той, який максимально підходив під наші процеси та задачі і він успішно працює. Одразу стало зрозуміло, що можна з усього цього витиснути ще більше. На той моменту нас вже працювала CRM система (детальніше про неї пізніше), тому я почав шукати шляхи оптимізації роботи. Перше, що було зроблено – це синхронізація розкладу на сайті з нашою CRM системою, що дозволило скоротити час перенесення розкладу між календарями.

Наразі маємо динамічний сайт, та початок інтеграції його в нашу CRM систему. В планах синхронізація продуктів та цін, опису тренувань, а головне – кабінет користувача. Вся робота направлена на утримання клієнта на сайті, та його повернення.

Я – керівник та власник компанії Бізнес Мануфактура. В вересні 2016 року ми з дружиною вирішили відкрити власний бізнес – йога-студію. З цього моменту я, вже два роки, переконуюсь, що більшість проблемних питань можна вирішити за допомогою IT-технологій. Так в мене з’явилась ідея створити компанію для спрощення свого життя і таких підприємців як я. Я маю багатолітній досвід роботи в сфері IT, чудовий полігон (йога-студію) для тестування нових програм та прекрасну команду однодумців!
Тож в цьому блозі ділюся нашим досвідом роботи та результатами експериментів, проб та помилок

В 2016-му ми орендували працюючу йога-студію зі своєю атмосферою, звичками та наявним персоналом. Робота з персоналом, успішні та неуспішні, а часом і такі, що призвели до збитків, рішення розглянемо окремими статтями. В цій частині я приділю більше уваги питання ІТ для такого, на перший погляд, простого бізнесу як йога студія.

На мою думку простота чи складність бізнесу – це суб’єктивна оцінка і вона залежить виключно від бажання власника/управлінця довести роботу підприємства до певного ідеалу. Працюючи і постійно вдосконалюючи процеси, я можу впевнено, і так само суб’єктивно, сказати- йога студія – складний бізнес, зі своєю проблематикою, підходом до клієнтів, та певною «специфікою» персоналу, а одним словом – «йоги» і це непросто.

У мене ніколи не було досвіду роботи в сфері обслуговування клієнтів, тому розуміння, що потрібно робити в цілому давались складно:

• Бізнес плани не працювали
• клієнти не ходили, так як нам хотілось або ми самі не розуміли, як ми хотіли
• системи керування студією не було, а використовувалась самостворена CRM система, яка не давала чіткої картини.

Це був хаос та перші збитки і, відповідно, інвестиції із сімейного бюджету. Але з іншого боку, я отримував новий досвід, тому, підходячи з філософії йоги, сприймав це як платню за навчання і не шкодую жодної витраченої гривні.

Задачі покладені на ІТ я розбив на два основні напрямки:

• Продажі
• Управління

Хоча вони тісно пересікаються і говорити, що це дві різні задачі складно, вони доповнюють одна одну. Якби я починав сьогодні, я б на перше місце поставив систему управління, яка включає в себе керування в тому числі і продажами.

Починалось все просто і банально: Excel таблиця, і приблизно це виглядало так:

Ключова проблема в такому підході – відсутність оперативної інформації, наче вести літак без приладів. Тобто, ми піднімаємо його в повітря і відпускаємо в вільний політ, і, коли літак приземлиться, будемо аналізувати, що з ним відбулося, його маршрут та будемо щасливі, що він знайшов кінцеву точку. Так і тут, збір даних займав певний час, тому інформація оновлювалась раз в місяць і все відбувалось в ручному режимі. Про проактивний підхід важко було думати, тому що, банально, не вистачало оперативних даних про кількість проданих занять та абонементів. Зараз все набагато простіше, якщо продажі падають – оголошуй акцію. В принципі в цьому бізнесі, в любій незрозумілій ситуації або піднімай ціни, або оголошуй акцію. Це звісно жарт!

Питання впровадження якого інструменту стояло дуже гостро. Але, як завжди, виник людський фактор, я не займаюсь повсякденною роботою в студії, тому процеси не розумів, управляючий технічне завдання сформувати не міг, з огляду на відсутність досвіду впровадження систем управління. Єдиними вимогами були: денний звіт і «щоб було зручно». Якщо сам документ «денний звіт» типу був, то що вкладалось в розуміння «щоб було зручно», взагалі, складно уявити. Але проблему необхідно було вирішувати при цьому, як я вже згадував, заробляти, м’яко кажучи, не виходило. Бюджет на систему управління рівнявся – 0,00 грн.

Як би мені зараз доручили виконати цю саму роботу так само, як я її почав виконувати тоді, я б, чесно послав би всіх і якомога далі. На той момент вибору не було і довелось імпровізувати, мушу сказати, що це одна із самих вдалих моїх імпровізацій.

Першим ділом я почав продумувати систему продажів. Тут звісно без CRM системи було просто не обійтись. Стара самописна не справлялась по-перше: була обмежена в функціоналі; по-друге: доробка функціоналу вартувала грошей і віднімала багато часу, а по-третє і найголовніше: це залежність від конкретної людини, яка створила код.

Через брак коштів було вирішено шукати безкоштовні варіанти. Багато хто скаже, що витрати на адаптацію склали більше ніж коштують платні варіанти. Можливо, в когось так вийшло, але в нас ні! Навіть платні варіанти потрібно впроваджувати від себе і зараз я розглядаю перехід на платформу ERP, але відмінність ситуації тоді і зараз дуже серйозна. По-перше і головне – є бюджет і розуміння, що ми отримаємо вклавши кошти в ERP, тобто впровадивши безкоштовний варіант вдалося вирівняти ситуацію і розпочати заробляти, а по-друге, і напевно не менш головне –  є розуміння технічного завдання.

Але все по порядку. На ринку дуже велика пропозиція різних систем. Безкоштовних, наразі, дуже мало. Фаворитом у мене була Sugar Community Edition, але, як виявилось, Sugar закрив її підтримку і треба було шукати щось, що побудоване на Sugar Community Edition але знову ж таки безкоштовне. Вибір був з двох систем vTiger и SuiteCRM. vTiger більше напевне підійде для сегменту B2B, а в нас задачі саме в B2C, тому була вибрана SuiteCRM. До речі, на мій погляд, не так багато рішень взагалі існує для B2C, тому і вибрати не так просто.

Отже систему вибрано, і почався безкінечний та безперервний процес впровадження, як ремонт, який можливо тільки призупинити.

Перші проблеми які виникали, наприклад, з перенесенням даних зі старої системи в нову, зараз виглядають просто смішними порівняно з тим, які виклики ми отримали в процесі навчання персоналу. Персонал – це завжди складно, а оптимізація роботи – це головний рушій в адаптації системи. Якщо адміністратор витрачає годину часу для внесення даних про відвідувачів, спочатку в книгу запису, а потім в систему, звісно студія несе додаткові витрати на оплату праці. Тому виграти навіть 20 секунд робочого часу на кожному з 50 відвідувачів це близько 1000 секунд в день, або 8 годин в місяць, що легко можна перевести в гривні по вартості години середньої оплати праці. І якщо таким чином відноситись до кожної операції, яку виконує співробітник, то я думаю, що легко на першому етапі впровадження можна економити 30-40 годин в місяць, що навіть при мінімальній заробітній платі близько 29 грн. за годину з податками складе 1160грн/місяць і це тільки початок. Якщо витрати на CRM менші за збережені, тобто зароблені кошти – ви рухаєтесь в правильному напрямку.

На сьогодні ми повністю автоматизували продажі послуг та супутніх товарів, переходимо на клубні карти, ведемо повний облік грошового обігу, маємо інтегрований з веб-сайтом розклад та головне – керуємо нашими клієнтами. Бізнес, на момент написання статті (Жовтень 2018), порівняно з 2016 роком, виріс у три рази. Але ми не зупиняємось і так само кожен день рухаємось в бік оптимізації, формалізації та адаптації бізнес процесів. Роботи ще дуже багато. В планах телефонія, спробуємо чат боти, мессенджери, WiFi як канал продажу та інше.

Дехто мене запитує, що я отримую з усього цього. Відповідь дуже проста: я навчаюсь. У мене є супер полігон для тестування різних методів та каналів продажів, керування людьми та інше. Я отримав досвід, за який все рівно прийшлося б заплатити, але зараз сімейний бюджет навіть поповнюється.

Найголовніше, я зрозумів, що такий бізнес як йога студія чи салон краси також дуже технологічні в плані ІТ, та потребують допомоги у впроваджені технологій. За час роботи над йога студією я створив маленьку але дуже продуктивну команду, напрацював ідеї, та розробив методи роботи з малим бізнесом, що дало поштовх до створення нашого нового проекту «Бізнес Мануфактура